Los e-mails, las videoconferencias y los smartphones nos han facilitado el estar conectados al trabajo sin importar la hora ni la ubicación. No obstante, aunque la tecnología ha mejorado considerablemente el espacio de trabajo, mal usada también puede convertirse en el peor enemigo de la productividad.
Una simple respuesta a un correo electrónico o una actualización de estado en Facebook puede ser el inicio de una avalancha que te termine tomando horas valiosas del día. Pero no dejes que la tecnología se lleve lo mejor de ti. Te presentamos cinco formas en las que las aplicaciones y los gadgets pueden quitarte tiempo, así como algunos tips para evitar esta situación:
1. E-mailSin contar la cantidad de mails que llenan tu bandeja de entrada y que sólo son basura, el estar respondiendo todos los correos puede resultar cansado y poco productivo. En especial si te distraes por aquellos menos importantes.
Tip para ahorrar tiempo: Toma el control de tu bandeja de entrada. Procesa los emails que recibes en lugar de revisarlos, únicamente decidiendo si eliminarlos, responderlos o guardarlos para otra acción. Adopta la idea de “sólo tres frases”: Nunca uses más de tres frases para responder un mail.
2. Aplicaciones de pendientesCrear listas diarias de tus pendientes puede ser una forma excelente de organizar tu carga de trabajo. Sin embargo, tener demasiadas apps puede conducirte a gastar más tiempo realizando estas listas que en realmente hacer las tareas.
Tip para ahorrar tiempo: Mantenlo simple. Simplifica estas listas de pendientes estableciendo únicamente las prioridades desde la mañana. Usa apps con un diseño y una funcionalidad sencillos como Clear (iPhone, USD$2.99),Workflowy (web, gratis) o Wunderlist (Android, iOS y web, gratis).
3. Redes socialesTwitter, Facebook, Pinterest, Google+. Actualizar las páginas de tu empresa y responder a tus seguidores y fans puede ser una tarea de tiempo completo.
Tip para ahorrar tiempo: Limítate. Establécete un límite de horas o minutos diarios para usar estas plataformas. Otra opción es que uses herramientas como Hootsuite o Buffer con las que podrás programar tus mensajes con anterioridad. Además, debes evitar usar tus cuentas personales durante tus horas de trabajo.
4. Mensajes instantáneosEstos mensajes son una gran herramienta para compartir información, agendar reuniones inmediatas y dar retroalimentación a tu staff al instante. Pero si tu familia o amigos te interrumpen constantemente, entonces ya no es productivo.
Tip para ahorrar tiempo: Úsalo con moderación. Crea una cuenta separada para el trabajo y no le des tu nombre de usuario ni a tu familia ni amigos. También es importante que utilices bien tu estado para demostrar si estás disponible para todo o sólo para urgencias. Considera conversar directamente o llamar por teléfono si estás discutiendo algo que no pueda ponerse en pocas palabras.
5. Hablar por teléfonoLos smartphones son más que una versión portátil de tu computadora: están hechos para hablar. Esto significa que también pueden ser verdaderos asesinos de la productividad o terminar con tu imagen si los contestas a cualquier hora, situación y lugar.
Tip para ahorrar tiempo: Usa el buzón de voz. Si debes hacerlo, escúchalo de inmediato y devuelve la llamada únicamente si es algo crucial. Considera decir en tu buzón de voz algo como “Casi nunca reviso el buzón de voz, así que por favor mándame un mail o un mensaje de texto”. Si tienes un iPhone con iOS usa la versión de “No molestar” que envía mensajes de texto como respuesta automática.
Tomado de: http://www.soyentrepreneur.com/22912-5-appsgadgets-que-te-quitan-tiempo.html
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